Revitalizing vocational library collections through systematic weeding and stock opname

Noviandri Talcha Anjani

doi:10.17509/dedicated.v4i1.739

Authors

Noviandri Talcha Anjani Universitas Pendidikan Indonesia

DOI:

https://doi.org/10.17509/dedicated.v4i1.739

Keywords:

collection management, stock opname, vocational library, weeding

Abstract

Maintaining the relevance and quality of collections in a vocational library is critical given the rapid evolution of industry standards. This study describes the systematic collection revitalization process at the Poltekpar NHI Bandung Library, carried out through weeding and stock-taking activities. Using a descriptive-qualitative approach based on an intensive 40-day Program Penguatan Pengalaman Profesional Non-Kependidikan (P3NK), the revitalization followed strict criteria, including physical condition, usage frequency, and a 10-year currency rule, to ensure alignment with the needs of the tourism and hospitality industry. The weeding process identified 612 copies for removal, with the highest concentration in the 600 class (applied sciences). Following the wedding, a comprehensive stock opname revealed a physical count of 14,479 copies. Data synchronization between physical findings and the integrated library database (website) identified a discrepancy of 615 copies. Challenges such as technical inaccuracies in security systems and suboptimal procurement processes influenced the decision-making during the weeding stage. This study underscores that systematic collection maintenance is essential for vocational libraries to provide up-to-date resources and improve overall service efficiency.

Abstrak

Menjaga relevansi dan kualitas koleksi di perpustakaan vokasi sangat krusial mengingat pesatnya perkembangan standar industri. Penelitian ini mendeskripsikan proses revitalisasi koleksi secara sistematis di Perpustakaan Poltekpar NHI Bandung yang dilakukan melalui kegiatan penyiangan (weeding) dan pencacahan (stock opname). Menggunakan pendekatan deskriptif-kualitatif berdasarkan Program Penguatan Pengalaman Profesional Non-Kependidikan (P3NK) selama 40 hari kerja, proses revitalisasi ini mengikuti kriteria ketat yang mencakup kondisi fisik, frekuensi penggunaan, serta aturan kemutakhiran sepuluh tahun (10-year currency rule) untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan industri pariwisata dan hospitalitas. Hasil proses penyiangan mengidentifikasi 612 eksemplar untuk ditarik dari koleksi, dengan konsentrasi tertinggi pada koleksi kelas 600 (ilmu terapan). Setelah penyiangan, kegiatan stock opname menyeluruh menunjukkan jumlah fisik koleksi sebanyak 14.479 eksemplar. Sinkronisasi data antara temuan fisik dan basis data terintegrasi perpustakaan mengidentifikasi selisih sebanyak 615 eksemplar. Tantangan seperti ketidaktelitian teknis pada sistem keamanan (sensormatic) dan proses pengadaan yang belum optimal memengaruhi pengambilan keputusan pada tahap penyiangan. Studi ini menegaskan bahwa pemeliharaan koleksi secara sistematis sangat penting bagi perpustakaan vokasi untuk menyediakan sumber daya yang mutakhir serta meningkatkan efisiensi layanan secara keseluruhan.

Kata Kunci: manajemen koleksi; penyiangan; perpustakaan vokasi; stock opname

References

Adzhana, H. A., Rukmana, E. N., & Rohman, A. S. (2022). Pengolahan bahan pustaka pada Perpustakaan Irreplaceable Books. Abdi Pustaka: Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan, 2(1), 13-22.

Arum, T. N., & Irhandayaningsih, A. (2020). Pengolahan arsip dinamis inaktif dalam upaya mendukung layanan informasi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Batang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(2), 246-255.

Aswarina, D. (2024). Pemanfaatan SLiMS dalam kegiatan stock opname di Perpustakaan Pusat IAIN Curup. Jurnal Multidisipliner Bharasumba, 3(1), 40-51.

Budyman, R. F., & Rahmah, E. (2025). Implementasi stock opname berbasis teknologi di UPA Perpustakaan ISI PadangPanjang: potensi penerapan AI dalam sistem otomasi perpustakaan. Jurnal Pusat Akses Kajian Teknologi Artificial Intelligence, 5(1), 113-118.

Fadilla, N. P. (2025). Practice-based community service through P3NKK internship at Telkom University Open Library. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 3(2), 637-652.

Faradisa, V. S., Handayani, R., & Taya, L. (2023). Optimization of library material stock opname activities at the Departement of Library and Archives of Kolaka Regency. European Union Digital Library, 1(1), 79-79.

Fransiska, A. (2022). Penataan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya sebagai upaya mempermudah menemukan kembali buku yang diperlukan oleh pemustaka. Jurnal Pustaka Ilmiah, 2(3), 218-229.

Fu’dah, A. A., Sholihah, N., & Masthuroh. (2022). Pengelolaan arsip dalam menunjang layanan informasi pada bagian tata usaha di Madrasah Aliyah Negeri. Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, 3(1), 57-69.

Haryanto, H. (2018). Knowledge Management di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Pustakaloka, 10(1), 39-49.

Jaya, J. D., Ernawati, E., Triyono, B., Sudira, P., & Raharjo, E. N. (2025). Peluang dan tantangan pendidikan vokasi menghadapi era revolusi 4.0. JVTE: Journal of Vocational and Technical Education, 7(1), 39-48.

Julianty, N. A. (2025). Library management implementation training at Itenas library. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 3(2), 613-624.

Kaharudin, G. R., & Zulaikha, R. S. (2022). Penyiangan koleksi perpustakaan umum sebagai dedikasi dan tanggung jawab pustakawan. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 6(3), 255-268.

Karmatang, K., Wahida, W., Musfirah, M., Nurfadillah, N., & Satriani, S. (2021). Pemeliharaan koleksi bahan pustaka buku Perpustakaan di UPT SD Inpres 3/77 Jaling. Journal Lepa-Lepa Open, 1(2), 219-223.

Karmila. (2023). Implementasi penyiangan koleksi (weeding) sebagai bentuk dari kegiatan stock opname di UPT Perpustakaan IAIN Curup. JIMR: Journal of International Multidisciplinary Research, 2(2), 128-137.

Mahendra, Y., Suprapto, I., & Apriza, B. (2024). The role of school libraries in enhancing the interest and initial reading abilities of elementary school students. West Science Interdisciplinary Studies, 2(3), 495-501.

Martens, V. D. V. (2022). The pragmatics of weeding. Journal of Documentation, 78(2), 284-301.

Ningrum, M. (2025). Efektivitas kebijakan link and match dalam pendidikan vokasi: Menakar kesiapan lulusan memasuki dunia kerja. Jurnal Ilmu Manajemen dan Pendidikan, 5(1), 51-58.

Phugnar, P. L., Bhavsar, S., & Dahibhate, N. B. (2022). Weeding and weeding policy: Need of the time. International Peer-Reviewed Journal of Library Science, 2(1), 153-158.

Pratala, B. (2021). Pentingnya stock opname koleksi perpustakaan IPDN Kampus Jakarta. Aacdemia: Jurnal Inovasi Riset Akademik, 1(2), 158-167.

Prayitno, E. D., & Masrurah, M. R. (2022). Manajemen koleksi Perpustakaan UHW Perbanas Surabaya. Jurnal Pustaka Ilmiah, 8(1), 7-12.

Rahman, R., Sariana, S., Jelita, J., Mukrimaturrezqi, M., Rahmi, N., Syaphira, S., & Afdaliah, N. (2025). Revitalisasi perpustakaan untuk meningkatkan budaya literasi siswa di MAS BPII Pamboang. Room of Civil Society Development, 4(3), 436-447.

Royyan, R. A., Rakhmawati, S., Rachman, Y., Johan, R. C., & Sofiyanty, A. (2025). Improving librarianship skills through P3KNK community service at Universitas Islam Bandung library. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 3(2), 733-742.

Safiinatunnajah, G. A., & Logayah, D. S. (2021). Strengthening school literacy programs with support from library collection development. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 1(1), 117-126.

Salubi, O., & Majavu, U. (2023). Toward the development of a framework for literacy support and promotion by public libraries in financially and infrastructurally low-resourced territories. Reference Services Review, 52(2), 218-230.

Saputra, D., & Putra, W. T. (2023). Implementasi barcode scanner berbasis Android untuk otomatisasi stock opname pada Library Management System (LMS) di Perpustakaan Muhammad Yusuf Ahmadi Tanjungpinang. Prosiding Seminar Implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi, 2(1), 60-67.

Setya, P., Purwaka, & Gunaidi, A. (2025). Analisis pelaksanaan penyiangan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu. Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 13(1), 219-232.

Simanjuntak, R., Hutagalung, S. S., & Karmilasari, V. (2021). Kapasitas organisasi dalam penyelenggaraan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandar Lampung. Jurnal Ilmu Administrasi Publik, 3(2), 195-212.

Syam, R. Z. A., Indah, R. N., & Ismail, D. T. (2020). Manajemen Koleksi Perpustakaan di SMK Negeri 1 Katapang. Media Nusantara, 17(1), 75-88.

Wahyuningrum, F., Zanjabiila, A., Afifah, A., Rachmawati, M. D., Sayoga, N. P., Wipradharma, M., & Zen, B. P. (2023). Revitalisasi perpustakaan untuk meningkatkan literasi membaca siswa SMP Negeri 2 Gondangrejo, Karanganyar. Jurnal Ilmiah Kampus Mengajar, 3(1), 71-79.

Widiyasari, F., & Hanum, A. N. L. (2022). Analisis kebijakan stock opname di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kubu Raya. Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran Khatulistiwa (JPPK), 11(1), 516-523.

Yudanto, A. A. (2020). Penyiangan buku ditinjau dari perspektif pengelolaan barang milik negara. Indonesian Rich Journal, 1(1), 52-62.